Jest 19 października, 22:30. Właścicielka biura organizującego obozy ma przed sobą wyciąg z banku, eksport zapisów i arkusz z zeszłego miesiąca. Do 21. trzeba złożyć deklarację TFG i zapłacić składkę, a ona wciąż sprawdza, czy obóz na Malcie liczy się jak Chorwacja, ile osób było w zamówieniu anulowanym 8 września i czy wykaz umów za wrzesień w ogóle trafił do portalu przed 14. Jedna pomyłka w arkuszu oznacza korektę i kolejny wieczór nad tabelką.

Deklaracja TFG co miesiąc — obowiązek, którego nie da się odłożyć

Jeśli prowadzisz kolonie, obozy albo wyjazdy z noclegiem jako organizator turystyki, co miesiąc rozliczasz się z Ubezpieczeniowym Funduszem Gwarancyjnym. W skrócie (stan na październik 2026 — sprawdź aktualne przepisy na stronie UFG — Turystyczny Fundusz Gwarancyjny):

• wykaz umów — każda umowa o udział w imprezie (od lipca 2026 także krajowa) trafia do Portalu TFG, na bieżąco albo plikiem do 14. dnia następnego miesiąca;

• deklaracja TFG i TFP — liczba umów i podróżnych według rodzaju imprezy, składana do 21. dnia następnego miesiąca, także gdy wychodzi zero;

• wpłata składek — na dwa osobne rachunki: Turystycznego Funduszu Gwarancyjnego i Turystycznego Funduszu Pomocowego.

Problem nie polega na tym, że to trudne. Polega na tym, że dane są rozrzucone: zapisy w jednym miejscu, wpłaty w banku, anulacje w mailach, a kraj i transport każdej imprezy — w głowie organizatora.

Od czego zależy składka TFG

Składkę liczy się od każdego podróżnego, według miejsca imprezy i transportu. Przykładowe stawki z rozporządzenia, gdy przyjmujesz zaliczki przed wyjazdem (tabela stawek UFG):

Do tego dochodzą zasady, przez które arkusz szybko się komplikuje: składka jest należna z dniem zawarcia umowy, a przy anulowaniu nie wraca, tylko jest zarachowana na poczet kolejnych składek. Umowa zawarta w sierpniu i rozwiązana we wrześniu trafia więc do dwóch deklaracji: w sierpniu jako zawarta, we wrześniu jako rozwiązana.

Ile kosztuje liczenie ręczne

Przykład: biuro z czterema obozami (Mazury, Łeba, Chorwacja, Malta) zawarło we wrześniu 15 umów na 21 uczestników, a jedną umowę z sierpnia (2 osoby, Chorwacja) anulowało.

Przy kilkudziesięciu umowach w sezonie to łatwo kilka godzin miesięcznie — i to w tygodniu, w którym i tak dzwonią rodzice.

Jak to zrobić dobrze — checklista na każdy miesiąc

Niezależnie od tego, w czym prowadzisz zapisy:

1. Ustal, co jest datą zawarcia umowy — najczęściej dzień złożenia zgłoszenia — i trzymaj się tego każdego miesiąca.

2. Przypisz każdej imprezie kraj, miejscowość i transport zanim otworzysz zapisy, nie przy deklaracji.

3. Oddziel imprezy, które nie podlegają ustawie — np. półkolonie bez noclegu czy wydarzenia krótsze niż 24 godziny bez noclegu (w razie wątpliwości zapytaj UFG albo prawnika).

4. Prowadź listę anulacji z datą — bez niej nie policzysz zarachowania.

5. Najpierw wykaz, potem deklaracja: wykaz do 14., deklaracja i przelew do 21.

6. Zapisz, że deklaracja jest złożona — za trzy miesiące nie będziesz pamiętać.

Jak to robi ReservePro: raport TFG z zamówień

W ReservePro wszystkie dane potrzebne do TFG już są w zamówieniach: data zgłoszenia, turnus, liczba uczestników, cena, wpłaty i anulacje. Wystarczy dopisać to, czego system nie zgadnie.

1. Ustawienia raz na start. W Ustawienia → Organizacja i Firma zaznaczasz „Jestem wpisany do rejestru organizatorów turystyki”, wpisujesz numer ewidencyjny UFG, numer wpisu do rejestru i sposób przyjmowania wpłat. W menu pojawia się Raport TFG.

2. Dane TFG w ofercie. W edytorze oferty obozu lub wyjazdu, w karcie Turystyczny Fundusz Gwarancyjny, wybierasz „Impreza turystyczna — podlega ustawie” albo „Nie podlega ustawie”, kraj (do pięciu), miejscowość lub trasę i transport. Turnus może te dane nadpisać — np. gdy jeden turnus jedzie autokarem, a drugi leci.

3. Deklaracja za miesiąc. Zakładka Deklaracja pokazuje umowy zawarte w wybranym miesiącu rozpisane na punkty rozporządzenia: liczbę umów, podróżnych, stawkę, składkę TFG i TFP oraz numery pól formularza. Część II zbiera umowy rozwiązane w tym miesiącu do zarachowania. W naszym przykładzie raport pokazuje 90 zł należnej składki, 20 zł zarachowania i 70 zł do zapłaty TFG oraz 70 zł TFP. Liczby przepisujesz do Portalu TFG, a po złożeniu klikasz Oznacz jako złożoną. Zestawienie pobierzesz jako CSV albo wydrukujesz do PDF.

4. Wykaz umów jako plik. Zakładka Wykaz umów (albo Eksport do TFG w menu akcji listy zamówień) przygotowuje pliki w formacie UFG: „Nowe dane” z każdą umową i każdą wpłatą oraz „Rozwiązanie” dla anulacji, w CSV albo JSON. Wgrywasz je w Portalu TFG zamiast przepisywać umowa po umowie. Wykaz nie zawiera danych osobowych uczestników — tylko dane umowy.

5. Ostrzeżenia zamiast niespodzianek. Jeśli oferta nie ma kraju lub transportu, raport nie zgaduje: pokazuje „1 umowa bez danych do TFG” z linkiem Uzupełnij ofertę. Wpłaty wpisane ręcznie są oznaczone, bo w pliku mają datę wpisu, a nie przelewu.

Czego raport nie robi: nie składa deklaracji za Ciebie (UFG nie udostępnia do tego interfejsu dla deklaracji) i nie śledzi jeszcze zmian umów już przekazanych ani zwrotów — te dopisujesz w Portalu TFG. Raport liczy według danych zamówień i stawek z rozporządzeń, a decyzja i podpis zostają po Twojej stronie.

Najczęstsze pytania

Czy muszę składać deklarację, gdy w miesiącu nie było umów? Według UFG tak — deklarację składa się także wtedy, gdy wynosi zero. Raport pokaże wtedy puste zestawienie i terminy.

Co z półkoloniami? To zależy od programu: przy półkolonii bez noclegu ustawiasz w ofercie „Nie podlega ustawie” i jej zamówienia nie trafią do raportu. W razie wątpliwości zapytaj UFG.

Czy raport policzy umowy sprzed lipca 2026? Domyślnie liczy umowy zawarte od 1 lipca 2026 (od tej daty obowiązuje wykaz umów w Portalu TFG). Datę możesz zmienić w ustawieniach.