Co zrobić, gdy grupa jest pełna? Jak uporządkować listę zainteresowanych

Pełna grupa to dobra wiadomość. Oznacza, że oferta trafiła do właściwych osób. Paradoksalnie jednak właśnie wtedy często zaczyna się największy chaos organizacyjny.

Zaczynają pojawiać się wiadomości:

Czy ktoś jeszcze może zrezygnować?

Proszę dać znać, jeśli zwolni się miejsce.

Czy będzie druga grupa?

Na początku łatwo nad tym zapanować. Kilka maili, kilka wiadomości na Messengerze, notatka w telefonie. Problem pojawia się przy kolejnych edycjach. Nagle okazuje się, że nie wiadomo już, kto zgłosił się pierwszy, kto nadal jest zainteresowany i komu obiecano informację o zwolnionym miejscu.

To moment, w którym zapisy przestają być formularzem, a stają się procesem.

Zamknięte zapisy nie oznaczają końca zainteresowania

W większości szkół, klubów czy organizatorów warsztatów liczba miejsc jest ograniczona. Wynika z wielkości sali, liczby instruktorów albo po prostu komfortu uczestników.

Kiedy limit zostanie osiągnięty, zainteresowanie wcale nie znika.

Z naszego doświadczenia wynika, że pełna grupa często generuje więcej pytań niż ta, w której zostało jeszcze kilka wolnych miejsc. Uczestnicy chcą wiedzieć, czy warto czekać, czy planowana jest kolejna edycja albo czy istnieje lista rezerwowa.

Jeżeli odpowiedzi na te pytania nie są częścią procesu zapisów, organizator bardzo szybko wraca do ręcznej pracy.

• odpowiada na te same pytania,

• prowadzi własną listę osób oczekujących,

• przeszukuje skrzynkę mailową po każdej rezygnacji,

• zastanawia się, komu obiecał kontakt jako pierwszemu.

Przy kilku zgłoszeniach nie stanowi to problemu. Przy kilkunastu łatwo o pomyłkę.

Najczęstszy błąd

Najprostszą reakcją jest zamknięcie formularza zapisów.

To jednak oznacza również utratę kontaktu z osobami, które nadal są zainteresowane udziałem.

Jeżeli kilka dni później zwolni się miejsce albo pojawi się możliwość uruchomienia drugiej grupy, całą komunikację trzeba rozpocząć od początku.

Znacznie lepiej pozostawić ofertę widoczną i jasno pokazać, co dzieje się dalej.

Co powinien zobaczyć uczestnik?

Osoba, która trafia na pełną grupę, nie powinna zastanawiać się, co zrobić dalej.

Powinna od razu wiedzieć:

• że grupa jest pełna,

• czy może zapisać się na listę zainteresowanych,

• czy będzie informowana o zwolnionym miejscu,

• czy istnieje kolejny termin lub inna grupa.

Dzięki temu nie musi pisać wiadomości tylko po to, aby dowiedzieć się, co dalej.

Jak pomaga w tym ReservePro?

ReservePro kontroluje dostępność grup na podstawie danych zapisanych w systemie.

Wie, ile miejsc jest dostępnych, ilu uczestników zostało już zapisanych oraz jaki jest status każdej rezerwacji. Na tej podstawie może automatycznie pokazać odpowiedni komunikat.

Na przykład:

• są jeszcze wolne miejsca,

• zostały ostatnie miejsca,

• grupa jest pełna,

• zapis oczekuje na potwierdzenie,

• miejsce zostanie zwolnione po anulowaniu lub braku płatności.

Dzięki temu organizator nie musi ręcznie aktualizować informacji na stronie ani odpowiadać każdej osobie osobno.

Lista zainteresowanych zamiast skrzynki pełnej wiadomości

Największą zmianę widać wtedy, gdy osoby zainteresowane przestają istnieć wyłącznie w mailach i komunikatorach.

Jeżeli uczestnik może zgłosić zainteresowanie bezpośrednio w systemie, wiadomo od razu:

• której grupy dotyczy zgłoszenie,

• kiedy zostało dodane,

• jak skontaktować się z uczestnikiem,

• kto powinien otrzymać informację jako pierwszy.

To nie tylko porządkuje komunikację.

To również pokazuje rzeczywiste zainteresowanie ofertą.

Jeżeli przy każdej edycji na liście oczekujących pojawia się kilkanaście osób, jest to wyraźny sygnał, że warto rozważyć uruchomienie kolejnej grupy.

Przykład z praktyki

Załóżmy, że organizujesz weekendowy warsztat dla 12 osób.

We wtorek rano uruchamiasz zapisy. Jeszcze przed południem wszystkie miejsca są zajęte.

Od tego momentu zaczynają pojawiać się kolejne wiadomości:

"Czy mogę wejść, jeśli ktoś zrezygnuje?"

"Proszę zapisać mnie na listę rezerwową."

"Będzie drugi termin?"

Każda taka wiadomość oznacza dodatkową pracę.

Trzeba odpowiedzieć, zapamiętać zgłoszenie i wrócić do niego w odpowiednim momencie.

W ReservePro status grupy zmienia się automatycznie po osiągnięciu limitu miejsc. Zainteresowani mogą pozostawić swoje zgłoszenie, a organizator ma wszystkie informacje w jednym miejscu zamiast przeszukiwać skrzynkę mailową.

Warto informować wcześniej

Komunikacja nie musi zaczynać się dopiero wtedy, gdy grupa jest pełna.

W wielu przypadkach wystarczy pokazać uczestnikom, że zostało niewiele wolnych miejsc.

Nie chodzi o sztuczne wywoływanie presji.

Jeżeli rzeczywiście zostały dwa lub trzy miejsca, taka informacja pomaga uczestnikom podjąć decyzję i jednocześnie ogranicza liczbę pytań o dostępność.

Pełna grupa to cenna informacja

Wiele osób traktuje pełną grupę jako koniec procesu zapisów.

W praktyce jest odwrotnie.

To właśnie wtedy organizator dowiaduje się, jak duże jest rzeczywiste zainteresowanie ofertą.

Dobrze prowadzona lista zainteresowanych pomaga zdecydować, czy warto uruchomić kolejną edycję, otworzyć drugą grupę albo wrócić do uczestników, gdy zwolni się miejsce.

Dlatego pełna grupa nie powinna kończyć rozmowy z uczestnikiem. Powinna być początkiem kolejnego etapu komunikacji.