Polityka prywatności ReservePro

1. Kto odpowiada za Twoje dane

ReservePro to system zapisów i rezerwacji online. Dostarcza go:

ITSS Software Rafał Lorenc, ul. Rydza Śmigłego 9A, 52-201 Wrocław, NIP 6931335421
(dalej: „ReservePro”, „my”).

Kontakt, także w sprawie danych osobowych: contact@reservepro.pl.

W ReservePro występujemy w dwóch rolach:

• Jako administrator danych przetwarzamy dane osób, które odwiedzają naszą stronę, umawiają prezentację,
  zakładają konto organizatora albo z nami korespondują (pkt 2).

• Jako podmiot przetwarzający przetwarzamy dane klientów i uczestników organizatorów, czyli szkół, klubów,
  biur i innych firm, które przyjmują zapisy przez ReservePro (pkt 3). Administratorem tych danych jest
  organizator. To on decyduje, jakie dane zbiera i w jakim celu.

2. Dane, które przetwarzamy jako administrator

Przy rejestracji zapisujemy datę akceptacji Regulaminu i Polityki prywatności.

3. Dane, które przetwarzamy w imieniu organizatorów

Gdy zapisujesz się na zajęcia, kurs, wyjazd, obóz, wydarzenie albo rezerwujesz kort, domek lub lekcję przez
stronę organizatora działającą w ReservePro, administratorem Twoich danych jest ten organizator. Jego dane
znajdziesz na stronie zapisów i w wiadomościach, które od niego dostajesz. Z prawami opisanymi w pkt 8 zwracaj
się przede wszystkim do organizatora. My pomagamy mu je zrealizować.

Zakres danych ustala organizator. Zwykle są to:

• dane osoby rezerwującej: imię, nazwisko, e-mail, telefon, adres, dane do faktury;

• dane uczestników: imię, nazwisko, data urodzenia albo wiek. Organizator może też prosić o PESEL, płeć,
  obywatelstwo, informacje dodatkowe (np. o zdrowiu, diecie, poziomie umiejętności) oraz dane opiekuna;

• dane zamówień i płatności: wybrane terminy, kwoty, status płatności, historia wpłat. Numerów kart
  płatniczych nie przetwarzamy, obsługuje je operator płatności;

• zgody i akceptacje: treść zaakceptowanych zgód, umów i regulaminów organizatora wraz z datą;

• dane konta klienta: e-mail lub numer telefonu użyty do logowania kodem jednorazowym oraz historia
  logowań.

• karta kwalifikacyjna uczestnika wypoczynku, jeśli organizator jej wymaga (pkt 3.4).

Przetwarzamy te dane wyłącznie na polecenie organizatora i w celu świadczenia mu usługi. Zasady powierzenia
określa Regulamin (rozdział „Powierzenie przetwarzania danych”). Organizator może też zawrzeć z nami osobną
umowę powierzenia.

3.1 Aplikacja mobilna i powiadomienia push

Aplikacja ReservePro na telefon (Android, iOS) pokazuje strony zapisów i strefę klienta organizatorów, które w niej dodasz. Logujesz się tak samo jak w przeglądarce, kodem jednorazowym. Za dane z rezerwacji odpowiada organizator (pkt 3).

Sama aplikacja zbiera tylko:

• token powiadomień push — identyfikator urządzenia nadany przez Firebase Cloud Messaging — oraz system telefonu (Android lub iOS), wersję aplikacji, język i datę ostatniego użycia. Zapisujemy je przy Twoim koncie klienta u danego organizatora, żeby wysyłać Ci powiadomienia o zamówieniach i zajęciach oraz wiadomości od organizatora;

• listę dodanych organizatorów (nazwa, adres strony, logo). Zostaje ona na Twoim telefonie, nie wysyłamy jej na serwer.

Aplikacja nie prosi o dostęp do lokalizacji, aparatu, mikrofonu, zdjęć ani kontaktów. Nie ma narzędzi analitycznych ani reklamowych.

Powiadomienia dostarcza Google (Firebase Cloud Messaging), a na iPhone'ach także Apple (Apple Push Notification service). Przez ich serwery przechodzi treść powiadomienia: tytuł, krótki tekst i link do strony.

Powiadomienia wyłączysz w strefie klienta (Konto → „Powiadomienia w aplikacji”) albo w ustawieniach telefonu. Token usuwamy, gdy wylogujesz się w aplikacji albo gdy Twoje konto klienta zostanie usunięte. Token, który przestał działać (np. po odinstalowaniu aplikacji), wyłączamy przy pierwszej nieudanej wysyłce. Token nieużywany przez 12 miesięcy usuwamy.

3.2 Asystent AI

Organizator może włączyć na swoich stronach zapisów i na swojej stronie www asystenta AI. To czat, który odpowiada na pytania o ofertę na podstawie opisów ofert, wolnych terminów i strony organizatora. Za dane z rozmowy odpowiada organizator, a my przetwarzamy je w jego imieniu (pkt 3).

• Kto tworzy odpowiedzi: model językowy Claude firmy Anthropic (pkt 4). Do Anthropic trafia treść Twoich pytań i odpowiedzi z bieżącej rozmowy. Anthropic nie używa tych danych do trenowania modeli.

• Asystent nie widzi Twojego konta ani zamówień. Sprawdza tylko ofertę i wolne miejsca.

• Nie podawaj w czacie danych wrażliwych (np. o zdrowiu dziecka) ani danych osobowych, które nie są potrzebne do pytania. Jeśli chcesz porozmawiać z człowiekiem, poproś o kontakt.

• Pamięć rozmowy: treść rozmowy przechowujemy przez godzinę od ostatniej wiadomości, żeby asystent pamiętał wcześniejsze pytania, także po przejściu na inną stronę. Potem ją usuwamy. Zostaje ocena rozmowy (temat, czy asystent pomógł, krótkie podsumowanie, z którego usuwamy dane kontaktowe i inne dane osobowe) oraz liczby pytań i koszt. Służy ona organizatorowi i nam do poprawy jakości odpowiedzi.

• Prośba o kontakt: jeśli o nią poprosisz i zaznaczysz zgodę, przekażemy organizatorowi e-mailem Twoje imię, wybrany kontakt (e-mail lub telefon) i podsumowanie pytania. Dane z formularza kontaktu nie trafiają do modelu AI. Zapisujemy też treść zgody i jej datę. Jeśli rozmowa zawiera treści obraźliwe, organizator dostaje tylko informację o prośbie i przegląda ją ręcznie w panelu.

• Limit wiadomości: adres IP wykorzystujemy w pamięci serwera, żeby ograniczyć liczbę wiadomości i chronić czat przed nadużyciami. Nie zapisujemy go przy rozmowie.

• Podstawa prawna (ustala organizator): zwykle działania na Twoje żądanie przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b) i uzasadniony interes organizatora w odpowiadaniu na pytania i poprawie obsługi (lit. f); przekazanie danych w prośbie o kontakt — Twoja zgoda (lit. a).

• Przekazanie poza EOG: Anthropic przetwarza dane w USA, na podstawie standardowych klauzul umownych.

Asystent zapisuje w przeglądarce cookie rp_chat z identyfikatorem rozmowy (pkt 6).

3.3 Wiadomości e-mail od organizatora

Przez ReservePro organizator wysyła wiadomości o zamówieniach (potwierdzenia, przypomnienia, kody logowania), a jeśli się na to zgodzisz — także wiadomości marketingowe (mailing).

• Wypis: każda wiadomość marketingowa ma w stopce link do wypisu. Obsługujemy też przycisk wypisu, który pokazują programy pocztowe (np. Gmail). Po wypisie nie dostajesz mailingu od tego organizatora, a w historii zgód zapisujemy datę i źródło wypisu. Zgody zmienisz też w strefie klienta. Wiadomości o Twoich zamówieniach przychodzą nadal.

• Niedostarczone wiadomości: jeśli wiadomość wróci jako niedostarczona (np. adres nie istnieje), zapisujemy przy niej datę i powód, a mailing na ten adres u tego organizatora wstrzymujemy.

• Oznaczenie linków: linki do ofert w mailingu mają dopisany znacznik kampanii (parametry utm_: źródło „email”, numer kampanii, oferta i termin). Jeśli organizator włączył na stronie zapisów narzędzie analityczne (pkt 6), zobaczy w nim, ile wejść przyszło z danej kampanii.

• Otwarć wiadomości nie mierzymy — nie umieszczamy w nich pikseli śledzących.

3.4 Karty kwalifikacyjne

Jeśli organizator wypoczynku (obozu, kolonii, półkolonii) tego wymaga, wypełniasz kartę kwalifikacyjną uczestnika online, w strefie klienta, i podpisujesz ją na ekranie. Karta zawiera dane uczestnika i rodzica oraz informacje o zdrowiu dziecka, o które pytają przepisy. Administratorem tych danych jest organizator, a my przetwarzamy je w jego imieniu (pkt 3).

Z karty tworzymy plik PDF z Twoim podpisem. Widzi go organizator i Ty; kopię dostajesz e-mailem, przez link ważny 14 dni. Dane z formularza przechowujemy zaszyfrowane.

Kartę przechowujemy przez 5 lat, licząc tak, jak wymagają przepisy o wypoczynku dzieci i młodzieży, a potem usuwamy automatycznie. Przechowujemy ją tylko dopóki organizator korzysta z ReservePro: gdy organizator zamknie konto, usuwamy kartę wcześniej. Przed zamknięciem konta organizator pobiera karty i sam odpowiada za ich dalsze przechowywanie.

4. Komu przekazujemy dane

Korzystamy z zaufanych dostawców, wyłącznie w zakresie potrzebnym do działania usługi:

Organizator może używać własnego serwera poczty i własnych narzędzi analitycznych. Wtedy dane przekazuje
on sam, jako administrator.

Nie sprzedajemy danych i nie udostępniamy ich w celach marketingowych.

5. Jak długo przechowujemy dane

• Konto organizatora: przez czas korzystania z usługi. Po zamknięciu konta usuwamy dane niezwłocznie, najpóźniej w ciągu 30 dni, a z kopii zapasowych znikają w ciągu kolejnych 7 dni. Dokumenty rozliczeniowe naszej usługi (faktury i dane o płatnościach za plan) przechowujemy tak długo, jak wymagają tego przepisy podatkowe i rachunkowe.

• Dane klientów i uczestników organizatora: dopóki organizator korzysta z ReservePro, tak długo, jak on zdecyduje. Po zamknięciu konta organizatora usuwamy je razem z kontem. Wcześniej organizator może je pobrać z panelu. Nie przechowujemy ich dla organizatora po zamknięciu konta.

• Karty kwalifikacyjne: 5 lat, licząc jak w pkt 3.4, ale najdłużej do zamknięcia konta organizatora.

• Asystent AI: treść rozmowy — godzinę od ostatniej wiadomości; ocena rozmowy bez danych osobowych — do 24 miesięcy; prośby o kontakt — 90 dni od zamknięcia sprawy przez organizatora.

• Token powiadomień push: do wylogowania w aplikacji, usunięcia konta klienta albo 12 miesięcy bez użycia (pkt 3.1).

• Korespondencja i zgłoszenia: do 3 lat od ostatniego kontaktu, na wypadek roszczeń.

• Logi bezpieczeństwa: do 12 miesięcy.

6. Pliki cookies i pamięć przeglądarki

• Strona reservepro.pl używa plików cookies analitycznych (pkt 4). Możesz nimi zarządzać w ustawieniach
  przeglądarki albo w banerze cookies.

• Aplikacja ReservePro (strony zapisów, strefa klienta, panel organizatora) zapisuje w pamięci
  przeglądarki (localStorage) dane logowania. To jest niezbędne, żeby utrzymać Cię zalogowanym: token sesji
  wygasa po 60 minutach i jest odnawiany. Zapisujemy też drobne ustawienia, np. wybraną zakładkę albo motyw. Nie
  używamy tych danych do śledzenia ani reklamy.

• Asystent AI (jeśli organizator go włączy) zapisuje cookie rp_chat z samym identyfikatorem rozmowy, na godzinę. Dzięki niemu rozmowa trwa po przejściu na inną stronę organizatora — także na jego stronie www, gdy strona zapisów działa w tej samej domenie (np. zapisy.firma.pl i firma.pl). To cookie jest niezbędne do działania czatu. W pamięci sesji przeglądarki zapamiętujemy też, że zaproszenie do czatu było już pokazane.

• Aplikacja mobilna zapisuje na telefonie listę dodanych organizatorów. Dane logowania trzyma tak jak przeglądarka (pkt 3.1).

• Narzędzia analityczne na stronach zapisów: jeśli organizator podłączył własne (np. Google Analytics), używamy jego narzędzi i za nie odpowiada organizator. Jeśli nie podłączył, strona zapisów korzysta z Google Analytics ReservePro bez plików cookies — Google dostaje tylko anonimowe informacje o odwiedzinach, do statystyk i rozwoju usługi.

7. Bezpieczeństwo

Dane przechowujemy na odizolowanej infrastrukturze w UE, z codziennymi kopiami zapasowymi i kontrolą dostępu.
Połączenia są szyfrowane (HTTPS). Zaszyfrowane przechowujemy klucze do płatności online organizatorów, hasła do ich skrzynek pocztowych i dane z kart kwalifikacyjnych.
Dostęp do danych organizatora mają tylko jego użytkownicy oraz, w razie potrzeby wsparcia technicznego,
upoważnione osoby z ReservePro.

8. Twoje prawa

Masz prawo do:

• dostępu do swoich danych;

• ich sprostowania i usunięcia;

• ograniczenia przetwarzania;

• przenoszenia danych;

• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie;

• cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na wcześniejsze przetwarzanie.

W strefie klienta możesz zmienić zgody marketingowe i dane konta.

Jeśli uważasz, że przetwarzamy dane niezgodnie z prawem, możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony
Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Wnioski dotyczące danych przetwarzanych jako administrator kieruj na contact@reservepro.pl. W sprawach zapisów u konkretnego organizatora pisz do organizatora (pkt 3).

9. Zmiany polityki

O istotnych zmianach poinformujemy organizatorów e-mailem i komunikatem w panelu. Aktualna wersja jest zawsze
dostępna pod adresem https://reservepro.pl/privacy-policy.