Regulamin usługi ReservePro
Regulamin usługi ReservePro
1. Postanowienia ogólne
Regulamin określa zasady korzystania z usługi ReservePro, czyli systemu online do przyjmowania zapisów, rezerwacji i płatności („Usługa”).
Usługodawcą jest ITSS Software Rafał Lorenc, ul. Rydza Śmigłego 9A, 52-201 Wrocław, NIP 6931335421, e-mail: contact@reservepro.pl („ReservePro”).
Z Usługi korzysta Organizator: przedsiębiorca, organizacja albo inna osoba prowadząca zajęcia, kursy, wyjazdy, obozy, wydarzenia, wynajem obiektów lub podobną działalność. Organizator zakłada konto i akceptuje Regulamin.
Klient to osoba, która zapisuje się albo rezerwuje u Organizatora przez jego stronę zapisów. Umowę o udział w zajęciach, wyjeździe czy rezerwację zawiera Klient z Organizatorem, nie z ReservePro.
ReservePro stale rozwija Usługę. Może dodawać nowe funkcje i zmieniać istniejące. O zmianach, które ograniczają funkcje używane przez Organizatora, informuje z wyprzedzeniem, jak przy zmianie Regulaminu (rozdział 9).
2. Konto Organizatora
Konto zakłada się przez formularz rejestracyjny, podając prawdziwe dane. Organizator odpowiada za dane swojego konta i za osoby, którym daje dostęp do panelu.
Po rejestracji Organizator dostaje własną stronę zapisów pod adresem w domenie reservepro.app. Strona jest od razu publicznie dostępna. Organizator może też podłączyć do niej własną domenę.
Niektóre funkcje, np. wysyłka wiadomości do wielu klientów, wymagają potwierdzenia adresu e-mail.
Organizator nie może używać Usługi do działań niezgodnych z prawem, do wysyłania niezamówionej informacji handlowej ani w sposób zakłócający działanie systemu.
3. Zakres Usługi
W ramach Usługi Organizator może między innymi:
tworzyć oferty i terminy;
przyjmować zapisy i rezerwacje, także na listę oczekujących;
zarządzać uczestnikami, zamówieniami i płatnościami;
pokazywać Klientom do akceptacji umowy, regulaminy i zgody;
prowadzić listę obecności;
wysyłać Klientom wiadomości e-mail, SMS-y i powiadomienia w aplikacji mobilnej;
osadzać widgety na własnej stronie, także przez wtyczkę WordPress;
korzystać z kart kwalifikacyjnych i asystenta AI.
Płatności online obsługuje zewnętrzny operator (Stripe) na podstawie umowy, którą Organizator zawiera bezpośrednio z tym operatorem. Środki trafiają na konto Organizatora u operatora. ReservePro nie przyjmuje ani nie przechowuje środków Klientów.
Organizator odpowiada za treść ofert, cen, własnych regulaminów, umów i zgód, które pokazuje Klientom, oraz za wykonanie usług na rzecz Klientów.
Treści Organizatora. Organizator zamieszcza w Usłudze tylko takie treści (teksty, zdjęcia, logo, filmy, dokumenty), do których ma prawa albo zgodę ich właściciela, w tym zgody osób rozpoznawalnych na zdjęciach. Organizator udziela ReservePro niewyłącznej, nieodpłatnej licencji na przechowywanie, kopiowanie, zmianę formatu i wyświetlanie tych treści w zakresie potrzebnym do świadczenia Usługi: na stronie zapisów, w widgetach, w wiadomościach do Klientów, w aplikacji mobilnej ReservePro i w asystencie AI, na czas korzystania z Usługi. Licencja nie obejmuje używania treści Organizatora w materiałach promocyjnych ReservePro bez jego zgody. Kto uważa, że treść narusza jego prawa, może to zgłosić na contact@reservepro.pl. ReservePro może wtedy ukryć treść do czasu wyjaśnienia i informuje o tym Organizatora. Organizator odpowiada wobec osób trzecich za naruszenia wynikające z zamieszczonych przez niego treści.
Karty kwalifikacyjne. Organizator wypoczynku może włączyć w ofercie kartę kwalifikacyjną uczestnika. Klient wypełnia ją online w strefie klienta, według wzoru z przepisów, i podpisuje na ekranie. ReservePro tworzy z niej plik PDF z podpisem. Kartę widzą tylko Organizator i Klient, a Klient dostaje jej kopię. Dane z karty, w tym informacje o zdrowiu uczestnika, przechowujemy zaszyfrowane. Kartę usuwamy automatycznie po 5 latach, licząc tak, jak wymagają przepisy o wypoczynku dzieci i młodzieży — ale tylko dopóki Organizator korzysta z Usługi. Przy zamknięciu konta karty są usuwane razem z pozostałymi danymi (rozdział 7). Decyzję o zakwalifikowaniu uczestnika podejmuje Organizator.
Asystent AI. Na prośbę Organizatora ReservePro może włączyć na jego stronie zapisów i na jego stronie www asystenta AI. Asystent odpowiada Klientom na pytania na podstawie ofert, wolnych terminów i strony Organizatora. Odpowiedzi tworzy model językowy, więc mogą zawierać błędy. Wiążące są oferta, cena i warunki pokazane Klientowi przy zapisie. ReservePro może ograniczyć liczbę rozmów zależnie od planu albo czasowo wyłączyć asystenta, np. przy nadużyciach.
Aplikacja mobilna. Klienci mogą korzystać ze strony zapisów i strefy klienta Organizatora w bezpłatnej aplikacji ReservePro na telefon (Android, iOS) i dostawać w niej powiadomienia o zamówieniach, zajęciach i wiadomości od Organizatora. Aplikacja działa w każdym planie.
Wiadomości do Klientów.
a) Wiadomości o zapisach i rezerwacjach (potwierdzenia, płatności, przypomnienia, kody logowania) ReservePro wysyła w imieniu Organizatora ze swoich serwerów, w każdym planie. Nadawcą jest „{nazwa Organizatora} przez ReservePro”, a odpowiedzi Klientów trafiają na adres wskazany przez Organizatora.
b) Mailing (newslettery, oferty, promocje) Organizator wysyła w każdym planie przez ReservePro, w ramach zasad rozsądnego użycia (pkt 10), albo przez własną skrzynkę pocztową.
c) Informacje organizacyjne wysyłane z modułu „Wiadomości” (np. zmiana sali, odwołane zajęcia) dotyczą realizacji usługi i trafiają do Klientów także wtedy, gdy wypisali się z mailingu. Organizator nie umieszcza w nich treści reklamowych.
Własna skrzynka pocztowa. Organizator może podłączyć swoją skrzynkę, podając jej adres i hasło. ReservePro przechowuje hasło w postaci zaszyfrowanej i używa go wyłącznie do wysyłki wiadomości Organizatora. Organizator odpowiada za zgodność wysyłki z warunkami swojego dostawcy poczty, jego limitami oraz za dostarczalność wiadomości. Jeśli Organizator wybierze wysyłkę przez własną skrzynkę także wiadomości o rezerwacjach, a skrzynka przestanie działać, ReservePro może wysłać te wiadomości przez własne serwery.
Rozsądne użycie mailingu przez ReservePro. Mailing wysyłany przez serwery ReservePro podlega zasadzie rozsądnego użycia, dostosowanej do liczby aktywnych uczestników Organizatora (rozdział 4 pkt 1). ReservePro może wstrzymać lub ograniczyć taką wysyłkę, gdy znacząco przekracza ona zwykłe użycie albo zagraża dostarczalności poczty innych Organizatorów (np. duża liczba zgłoszeń spamu lub odbić). O wstrzymaniu ReservePro informuje Organizatora, który może wysłać wiadomości przez własną skrzynkę albo uzgodnić z ReservePro wyższy limit.
Zgody na mailing. Organizator wysyła mailing wyłącznie do osób, które się na to zgodziły, i odpowiada za podstawę prawną tej wysyłki. Każda wiadomość mailingu zawiera link do wypisu, którego Organizator nie może usuwać ani obchodzić.
SMS-y. SMS-y działają po włączeniu tej funkcji w panelu. Nowe konto dostaje na start 30 SMS-ów, ważnych 12 miesięcy. Cenę SMS-a podaje cennik (dziś 0,20 zł netto). W planie Start SMS-y opłaca się z góry, doładowując saldo (od 30 zł); saldo jest ważne 12 miesięcy od ostatniego doładowania. W planach płatnych SMS-y wysłane w danym miesiącu ponad saldo są doliczane do płatności za plan w następnym miesiącu. Organizator może też podłączyć własne konto u operatora SMS (SMSAPI) i płacić bezpośrednio operatorowi.
Pliki cookies na stronie zapisów. Strona zapisów nie wyświetla własnego banera zgody na pliki cookies. Analityka ReservePro (Google Analytics) działa na niej bez plików cookies: Google dostaje tylko anonimowe informacje o odwiedzinach. Jeśli Organizator podłączy na stronie zapisów własne narzędzia analityczne, informuje Klientów w swojej polityce cookies, że zgoda obejmuje też stronę zapisów, i odpowiada za te narzędzia.
4. Opłaty
Opłata za Usługę zależy od liczby aktywnych uczestników Organizatora. Aktywny uczestnik to osoba wpisana z imienia i nazwiska na co najmniej jedno zamówienie złożone u Organizatora w ostatnich 12 miesiącach. Każdą osobę liczymy raz, bez względu na liczbę zamówień i zajęć, na które jest zapisana: dziecko zapisane na dwa kursy to jeden uczestnik, a rodzic, który zapisuje dwoje dzieci, to dwóch uczestników.
Nie liczymy uczestników z zamówień anulowanych ani wygasłych — Organizator płaci tylko za osoby, które są zapisane. Zamówienie, w którym nie podano imion i nazwisk uczestników (np. rezerwacja kortu albo rezerwacja grupowa), liczymy jako jedną osobę — rezerwującego — bez względu na liczbę miejsc. Zamówienia próbne i przeniesione do archiwum liczymy tak jak pozostałe. Nie liczymy zamówień przeniesionych z innego systemu, rezerwacji telefonicznych wpisanych bez zamówienia ani osób bez zamówienia, np. odbiorców mailingu.
Anulowanie zamówień, które zostały zrealizowane, po to, żeby obniżyć opłatę, jest naruszeniem Regulaminu. ReservePro może wtedy naliczyć opłatę według rzeczywistej liczby uczestników.
Plany:
Start — bezpłatny, do 50 aktywnych uczestników;
Progres — od 51 do 1000 aktywnych uczestników, kwota miesięczna według progów z cennika;
Business — powyżej 1000 aktywnych uczestników. Cenę i warunki (m.in. opiekuna konta, godziny wsparcia i poziom usług — SLA) określa umowa Business zawierana na 12 miesięcy; w sprawach w niej uregulowanych umowa ma pierwszeństwo przed Regulaminem. Do czasu zawarcia umowy Organizator płaci kwotę najwyższego progu planu Progres.
Aktualny cennik jest na https://reservepro.pl/pricing i w panelu („Plan i płatności”).
Plan dobiera się sam. Liczbę aktywnych uczestników sprawdzamy codziennie. Gdy Organizator przekroczy próg, od razu dopłaca różnicę za resztę okresu rozliczeniowego. Gdy liczba uczestników spadnie, niższa kwota obowiązuje od kolejnego okresu, bez zwrotu za bieżący. Po powrocie do planu Start płatna subskrypcja kończy się z końcem opłaconego okresu.
Za plan płaci się co miesiąc z góry, kartą, przez operatora płatności Stripe. Ceny są podane netto, doliczamy VAT. Fakturę wystawiamy na dane firmy podane w panelu.
Po przekroczeniu 50 aktywnych uczestników Organizator podpina płatność w panelu w ciągu 7 dni. Tak samo, gdy płatność się nie uda: przez 7 dni panel działa z ostrzeżeniem, a potem — do czasu zapłaty — dostępna jest w nim tylko strona planu i płatności. Strona zapisów, strefa klienta i wiadomości do Klientów działają przez cały czas.
SMS-y rozliczane są osobno (rozdział 3 pkt 12).
Opłaty operatora płatności online za płatności Klientów (np. prowizje Stripe) Organizator ponosi na podstawie swojej umowy z tym operatorem.
5. Dostępność i odpowiedzialność
ReservePro dba o to, żeby Usługa działała bez przerw, ale nie gwarantuje określonego poziomu dostępności. Prace techniczne mogą powodować krótkie przerwy.
ReservePro wykonuje codzienne kopie zapasowe danych.
ReservePro nie odpowiada za:
treść ofert i działania Organizatora wobec Klientów;
działanie usług zewnętrznych (operatora płatności, poczty, SMS, powiadomień push, modelu AI);
błędne odpowiedzi asystenta AI, jeśli ktoś polega na nich bez sprawdzenia oferty;
szkody wynikłe z udostępnienia danych logowania osobom trzecim.
Odpowiedzialność ReservePro wobec Organizatora jest ograniczona do szkód wyrządzonych umyślnie lub przez rażące niedbalstwo. Łączna odpowiedzialność jest ograniczona do kwoty opłat zapłaconych przez Organizatora za Usługę w ostatnich 12 miesiącach, nie mniej jednak niż 1000 zł.
6. Powierzenie przetwarzania danych osobowych
W zakresie danych Klientów i uczestników, które Organizator zbiera przez Usługę, Organizator jest administratorem danych, a ReservePro podmiotem przetwarzającym (art. 28 RODO). Organizator powierza ReservePro przetwarzanie tych danych na czas korzystania z Usługi, wyłącznie w celu jej świadczenia.
Zakres danych zależy od konfiguracji Organizatora i obejmuje w szczególności:
dane identyfikacyjne i kontaktowe;
dane uczestników (w tym wiek lub datę urodzenia);
dane zamówień i płatności;
dane z kart kwalifikacyjnych, w tym o zdrowiu uczestników, jeśli Organizator włączy kartę;
treść rozmów z asystentem AI i prośby o kontakt, jeśli Organizator go używa;
identyfikatory urządzeń do powiadomień w aplikacji mobilnej;
oraz inne dane, o które Organizator poprosi w formularzu.
Organizator odpowiada za to, żeby miał podstawę prawną do zbierania tych danych. Dotyczy to zwłaszcza danych szczególnych kategorii, np. o zdrowiu, oraz danych dzieci.
ReservePro:
przetwarza dane tylko na udokumentowane polecenie Organizatora, którym jest korzystanie z Usługi i jej ustawienia;
zapewnia poufność osób mających dostęp do danych;
stosuje odpowiednie środki bezpieczeństwa (art. 32 RODO);
pomaga Organizatorowi w realizacji praw osób, których dane dotyczą;
zgłasza Organizatorowi naruszenia ochrony danych bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 48 godzin od ich wykrycia;
po zakończeniu Usługi usuwa dane. Zwrot danych polega na tym, że Organizator pobiera je z panelu przed zamknięciem konta (rozdział 7).
Organizator wyraża ogólną zgodę na korzystanie przez ReservePro z dalszych podmiotów przetwarzających wymienionych w Polityce prywatności (hosting, poczta e-mail, SMS, płatności, powiadomienia push, model AI asystenta, analityka). Część z nich przetwarza dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (np. w USA) na podstawie standardowych klauzul umownych. O planowanych zmianach tej listy ReservePro poinformuje z wyprzedzeniem, a Organizator może zgłosić sprzeciw.
Organizator ma prawo audytu, realizowanego przede wszystkim przez udostępnienie informacji i dokumentacji. Audyt na miejscu wymaga uzgodnienia terminu i zakresu.
Na życzenie Organizatora strony mogą zawrzeć osobną umowę powierzenia. W razie sprzeczności ma ona pierwszeństwo przed tym rozdziałem.
7. Zakończenie korzystania
Organizator może w każdej chwili zamknąć konto w panelu albo pisząc na contact@reservepro.pl.
ReservePro może zablokować albo zamknąć konto, które narusza Regulamin lub prawo, po wcześniejszym wezwaniu do zaprzestania naruszeń, chyba że naruszenie jest rażące.
Przed zamknięciem konta Organizator pobiera z panelu dane, których potrzebuje: listy klientów, zamówień i uczestników (pliki CSV), umowy, karty kwalifikacyjne (plik ZIP dla każdego turnusu) i dane potrzebne do rozliczeń.
ReservePro jest usługą do prowadzenia zapisów, a nie archiwum Organizatora. Dane, które Organizator musi przechowywać na podstawie przepisów — w szczególności karty kwalifikacyjne uczestników wypoczynku (5 lat), umowy z Klientami i dokumenty rozliczeniowe — ReservePro przechowuje tylko dopóki Organizator korzysta z Usługi. Po zamknięciu konta usuwa je razem z pozostałymi danymi i nie przechowuje ich w imieniu Organizatora. Dłuższe przechowanie danych po zamknięciu konta jest możliwe jako odrębna, płatna usługa uzgodniona z ReservePro.
ReservePro może zamknąć konto w bezpłatnym planie Start, jeśli przez 60 dni nikt nie zalogował się do panelu i nie wpłynęło żadne zamówienie. Co najmniej 14 dni wcześniej informujemy o tym e-mailem na adres właściciela konta. Zalogowanie się do panelu przed tym terminem wystarczy, żeby konto pozostało aktywne. Konta w planach płatnych nie zamykamy z powodu braku aktywności.
Zamknięcie konta od razu kończy płatną subskrypcję. Opłata za bieżący okres rozliczeniowy nie jest zwracana.
Po zamknięciu konta dane są usuwane zgodnie z Polityką prywatności.
8. Reklamacje
Reklamacje dotyczące Usługi, także opłat, przyjmujemy na contact@reservepro.pl i rozpatrujemy w ciągu 14 dni.
9. Postanowienia końcowe
ReservePro może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, np. zmiany przepisów, zakresu Usługi albo cennika. Informuje o tym Organizatorów e-mailem co najmniej 14 dni wcześniej, a przy podwyżce opłat — 30 dni wcześniej. Organizator, który nie akceptuje zmian, może zamknąć konto przed ich wejściem w życie.
W sprawach nieuregulowanych stosuje się prawo polskie. Spory rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby ReservePro, chyba że przepisy stanowią inaczej, np. dla osób fizycznych prowadzących działalność na prawach konsumenta.
Integralną częścią Regulaminu jest Polityka prywatności: https://reservepro.pl/privacy-policy.