Nowy sezon ruszył, a zespół zamiast planować zajęcia, ręcznie domyka umowy i odpowiada na te same pytania rodziców. Jeśli prowadzisz szkołę tańca, prawdopodobnie znasz ten scenariusz: dziesiątki telefonów i wiadomości, umowy przygotowywane ręcznie, poprawianie list uczestników.

Dokładnie z takim wyzwaniem mierzyła się Szkoła Tańca Plejada z Wrocławia. Dziś większość tych czynności dzieje się automatycznie w ReservePro — systemie, który łączy zapisy online, grafik zajęć, komunikację z uczestnikami i elektroniczne umowy.

O kliencie

Szkoła Tańca Plejada prowadzi zajęcia taneczne dla dzieci we Wrocławiu. Właścicielami szkoły są Honorata i Adam Wilanowscy, którzy zgodzili się podzielić doświadczeniami z wdrożenia ReservePro i opinią w tym materiale.

Sytuacja przed wdrożeniem

Przed ReservePro zespół korzystał z kilku niezależnych narzędzi: Google Sheets, Excela, telefonu i poczty e-mail. Działało to do czasu, aż liczba grup zaczęła rosnąć. Największymi problemami okazały się:

• ręczne przygotowywanie umów,

• brak automatyzacji zapisów,

• wiele powtarzalnych czynności administracyjnych.

Dlaczego Plejada zaczęła szukać systemu?

Największym problemem nie były zajęcia, tylko administracja. Każda nowa grupa oznaczała kolejne umowy, zgody, listy uczestników, wiadomości do rodziców, zmiany w grafiku i zapisy na zajęcia próbne. Im większa szkoła, tym więcej czasu pochłaniają właśnie te czynności.

Dlaczego wybór padł na ReservePro?

Plejada szukała czegoś więcej niż formularza zapisów — oprogramowania, które uporządkuje całą obsługę uczestników. Najważniejsze okazały się:

• zapisy online,

• elektroniczne umowy,

• grafik zajęć z zapisami,

• komunikacja SMS i e-mail,

• możliwość dopasowania systemu do sposobu pracy szkoły.

„ReservePro oferuje dobry balans pomiędzy kosztami wdrożenia a elastycznością.” — Adam Wilanowski

Jak wygląda codzienna praca po wdrożeniu?

Największą zmianą okazała się automatyzacja.

„Przy dużej ilości umów, w dodatku sezonowo, oszczędność czasu jest tym czynnikiem, który totalnie zmienił naszą pracę.” — Adam Wilanowski

Dziś zespół korzysta przede wszystkim z:

• zapisów online,

• grafiku zajęć z możliwością zapisu,

• elektronicznych umów,

• zapisów na zajęcia próbne,

• automatycznej komunikacji SMS i e-mail.

Co zmieniło się dla rodziców i uczestników?

Rodzice szczególnie docenili łatwiejszy zapis na zajęcia, przejrzysty grafik, umowy w PDF i możliwość zapisu na zajęcia próbne. Rzadziej dzwonią z pytaniami organizacyjnymi, bo większość informacji jest w jednym miejscu.

Efekty wdrożenia

Po wdrożeniu ReservePro szkoła wskazała m.in.:

• prostszą obsługę umów,

• oszczędność czasu,

• większy porządek organizacyjny,

• wzrost liczby zamówień,

• lepszą widoczność strony w wyszukiwarce.

Co można jeszcze poprawić?

Każde wdrożenie to zmiana przyzwyczajeń. W Plejadzie największym wyzwaniem była adaptacja części instruktorów. To cenna uwaga również dla nas — prostota obsługi dla osób mniej technicznych pozostaje jednym z kierunków rozwoju ReservePro.

Czy Adam Wilanowski poleca ReservePro?

„Poleciłbym ReservePro firmom, które potrzebują rozwiązania elastycznego i które można dopasować do własnych potrzeb.”

Czy ReservePro sprawdzi się w Twojej szkole tańca?

Jeśli coraz więcej czasu zajmują Ci zapisy, umowy, komunikacja z rodzicami i grafik, warto zobaczyć, jak wygląda praca w ReservePro. System powstał z myślą o organizatorach zajęć cyklicznych — od szkół tańca, przez szkoły językowe, po akademie sportowe.