Jak Szkoła Tańca Plejada z Wrocławia zautomatyzowała zapisy i umowy dzięki ReservePro

Nowy sezon ruszył, a zespół zamiast planować zajęcia nadal ręcznie domyka umowy i odpowiada na te same pytania rodziców.

Jeżeli prowadzisz szkołę tańca, prawdopodobnie znasz ten scenariusz.

Nowy sezon oznacza dziesiątki telefonów, wiadomości, ręczne przygotowywanie umów, poprawianie list uczestników i odpowiadanie na te same pytania rodziców.

Dokładnie z takim wyzwaniem mierzyła się Szkoła Tańca Plejada z Wrocławia.

Dziś większość tych czynności została zautomatyzowana w ReservePro – systemie do zarządzania szkołą tańca, który łączy zapisy online, grafik zajęć, komunikację z uczestnikami oraz elektroniczne dokumenty.

O kliencie

Szkoła Tańca Plejada prowadzi zajęcia taneczne dla dzieci we Wrocławiu.

Właścicielem szkoły jest Honorata i Adam Wilanowscy, którzy zgodzili się podzielić doświadczeniami z wdrożenia ReservePro oraz wykorzystaniem swojej opinii w tym materiale.

Sytuacja przed wdrożeniem

Przed wdrożeniem ReservePro zespół korzystał z kilku niezależnych narzędzi:

• Google Sheets,

• Excela,

• telefonu,

• poczty e-mail.

To rozwiązanie działało przez pewien czas, ale wraz ze wzrostem liczby grup zaczęło generować coraz więcej pracy administracyjnej.

Największym problemem okazały się:

• ręczne przygotowywanie umów,

• brak automatyzacji zapisów,

• wykonywanie wielu powtarzalnych czynności.

To sytuacja, z którą mierzy się wiele szkół tańca rozwijających swoją działalność.

Dlaczego Plejada zaczęła szukać systemu dla szkoły tańca?

Największym problemem nie były zajęcia.

Problemem była administracja.

Każda nowa grupa oznaczała kolejne:

• umowy,

• zgody,

• listy uczestników,

• wiadomości do rodziców,

• zmiany w grafiku,

• zapisy na zajęcia próbne.

Im większa szkoła, tym więcej czasu pochłaniają właśnie te czynności.

Dlaczego wybór padł na ReservePro?

Plejada szukała rozwiązania, które nie będzie jedynie systemem zapisów online.

Potrzebowała oprogramowania dla szkoły tańca, które uporządkuje cały proces obsługi uczestników.

Najważniejsze okazały się:

• zapisy online,

• elektroniczne podpisywanie umów,

• grafik zajęć,

• komunikacja SMS i e-mail,

• możliwość dopasowania systemu do sposobu pracy szkoły.

Jak mówi Adam Wilanowski:

"ReservePro oferuje dobry balans pomiędzy kosztami wdrożenia a elastycznością..."

Jak wygląda codzienna praca po wdrożeniu?

Największą zmianą okazała się automatyzacja.

Adam Wilanowski podsumowuje ją krótko:

"Przy dużej ilości umów, w dodatku sezonowo, oszczędność czasu jest tym czynnikiem, który totalnie zmienił naszą pracę."

Dzisiaj zespół korzysta przede wszystkim z:

✅ zapisów online

✅ grafiku zajęć z możliwością zapisów

✅ elektronicznych umów

✅ zapisów na zajęcia próbne

✅ automatycznej komunikacji SMS i e-mail

Dzięki temu większość powtarzalnych czynności nie wymaga już ręcznej obsługi.

Co zmieniło się dla rodziców i uczestników?

Wdrożenie systemu dla szkoły tańca powinno być odczuwalne nie tylko dla organizatora.

Plejada zauważyła, że uczestnicy szczególnie docenili:

• łatwiejszy zapis na zajęcia,

• bardziej przejrzysty grafik,

• elektroniczne umowy PDF,

• możliwość zapisów na zajęcia próbne.

Dodatkowo rodzice rzadziej kontaktują się z pytaniami organizacyjnymi, ponieważ większość informacji znajduje się w jednym miejscu.

Efekty wdrożenia

Po wdrożeniu ReservePro szkoła wskazała m.in.:

• uproszczenie obsługi umów,

• oszczędność czasu,

• większy porządek organizacyjny,

• wzrost liczby zamówień,

• poprawę SEO strony internetowej.

ReservePro otrzymało również bardzo wysoką ocenę pod względem wpływu na organizację codziennej pracy.

Co można jeszcze poprawić?

Każde wdrożenie oznacza zmianę przyzwyczajeń.

W Plejadzie największym wyzwaniem okazała się adaptacja części instruktorów.

To cenna uwaga również dla nas, ponieważ rozwój UX dla osób mniej technicznych pozostaje jednym z kierunków rozwoju ReservePro.

Czy Adam Wilanowski poleca ReservePro?

"Poleciłbym ReservePro firmom, które potrzebują rozwiązania elastycznego i które można dopasować do własnych potrzeb..."

Czy ReservePro sprawdzi się również w Twojej szkole tańca?

Jeżeli prowadzisz szkołę tańca i coraz więcej czasu zajmują Ci:

• zapisy,

• umowy,

• komunikacja,

• grafiki,

• administracja,

to warto zobaczyć, jak wygląda praca w ReservePro.

System został zaprojektowany z myślą o organizacjach prowadzących cykliczne zajęcia — od szkół tańca, przez szkoły językowe, po akademie sportowe.

Umów prezentację i sprawdź, jak może wyglądać proces zapisów w Twojej szkole.