Czwartek, 21:30. Trener drużyny U12 pisze na grupie rodziców na WhatsAppie: „Jedziemy na obóz w lipcu, 10 dni nad morzem, zapisy u mnie”. Po godzinie ma 38 nieprzeczytanych wiadomości: „ile kosztuje”, „czy brat może jechać”, „a zaliczka gotówką na treningu?”. Następnego dnia dzwoni do Ciebie — organizatora wyjazdów — i pyta, czy możecie to zrobić razem: on ma 22 chłopaków, Ty masz ośrodek, kadrę i doświadczenie. Tylko że trener nie chce nosić kopert z gotówką ani prowadzić tabelki wpłat.

Ten artykuł pokazuje, jak przygotować prywatny obóz dla drużyny tak, żeby trener widział zapisy i wpłaty, rodzice płacili sami, a Ty nie przepisywał list z WhatsAppa.

Obóz dla drużyny: trener ma grupę, organizator ma wyjazd

Kluby sportowe, szkółki piłkarskie i sekcje to dla organizatora obozów najlepsi klienci: przychodzą z gotową grupą, wracają co roku i polecają się nawzajem. Kłopot w tym, że zapisy na obóz dla drużyny zwykle rozjeżdżają się na trzy kanały:

• trener zbiera chętnych na WhatsAppie i przyjmuje zaliczki „przy okazji treningu”;

• organizator potrzebuje danych uczestników, zgód, karty kwalifikacyjnej i pełnej wpłaty przed wyjazdem;

• rodzice nie wiedzą, do kogo pisać: o terminy do trenera, o pokój i dietę do biura, o przelew — nie wiadomo.

Do tego dochodzi pytanie o pieniądze. Czasem cała kwota idzie do organizatora. Czasem trener chce przyjąć wpłaty na swoje konto, bo sam rozlicza obóz z klubem albo dokłada do niego koszty treningów.

Ile kosztuje prowadzenie obozu drużyny „przez WhatsAppa”

Największy koszt to nie czas, tylko ryzyko: dziecko bez zgody na wyjazd, zaliczka „oddana trenerowi”, której nie ma w żadnym zestawieniu, i dane zdrowotne dzieci krążące w czatach.

Jak to zrobić dobrze — także bez systemu

• Osobna, prywatna lista dla drużyny. Nie mieszaj drużyny z zapisami indywidualnymi. Własny termin to własny limit miejsc, jasna cena i link, którego nie znajdą obcy.

• Ustal z góry, kto przyjmuje pieniądze. Organizator, trener — albo zaliczka u trenera, reszta u organizatora. Zapisz to w ofercie, żeby rodzic widział numer konta i nazwę odbiorcy przed przelewem.

• Kto jest sprzedawcą, sprawdź z księgową. Od tego zależy, kto wystawia fakturę, czyja jest umowa z rodzicem i jak policzyć składkę do TFG. Nie zgaduj — ustal to, zanim roześlesz link.

• Trener widzi postęp, ale nie wszystko. Potrzebuje wiedzieć, ile dzieci się zapisało i kto zapłacił. Nie potrzebuje adresów rodziców ani treści kart zdrowia.

• Bez gotówki na treningu. Każda wpłata przelewem albo online, z numerem zamówienia w tytule — wtedy zgadza się z listą.

• Zgody i karta kwalifikacyjna przy zapisie. Nie w autokarze. Bez kompletu dokumentów nie ma miejsca na liście.

Jak to robi ReservePro: prywatna oferta dla drużyny

Obóz dla jednej drużyny zakładasz w panelu przez Dodaj ofertę → Wyjazd lub obóz → Grupa zorganizowana. Kreator ma dwa kroki: w pierwszym wpisujesz nazwę („Obóz piłkarski KS Orlik U12”), miejsce, wiek, cenę za osobę, zaliczkę i Metodę płatności; w drugim — pierwszą grupę: daty, deklarowaną liczbę dzieci i koordynatora grupy, czyli trenera.

Oferta powstaje jako prywatna: nie pokazuje się na Twojej stronie zapisów ani w widgetach, a zapisy są tylko z linku. Kreator jest pisany pod klasy szkolne, ale dla drużyny działa tak samo. Jeśli to obóz, a nie jednodniowa wycieczka, w edytorze oferty włącz jeszcze Wymagaj karty kwalifikacyjnej i dołóż zgody, których potrzebujesz.

Masz już publiczną ofertę obozu? Wtedy w edytorze, na liście turnusów, klikasz Termin dla grupy — powstaje prywatny turnus tylko dla drużyny, z tym samym programem, zgodami i dodatkami.

Płatność do organizatora albo do trenera

Kto dostaje pieniądze, decyduje metoda płatności przypisana do oferty. Do wyboru masz trzy układy:

Metodę z kontem trenera dodajesz w Ustawienia → Płatności → Dodaj metodę płatności: nazwa (np. „Przelew — obóz U12, konto trenera”), dostawca „przelew”, Numer rachunku bankowego trenera, a w sekcji Podmiot obsługujący płatność włączasz Inny podmiot i wpisujesz jego nazwę. Numer z metody ma pierwszeństwo przed kontem z ustawień firmy. Rodzic zobaczy rachunek i odbiorcę na ekranie po zamówieniu, w e-mailu z potwierdzeniem i w strefie klienta, a tytuł przelewu to numer zamówienia.

Dwie rzeczy, o których warto pamiętać:

• Przelewów na konto trenera nie widzisz w swoim banku. Trener przesyła Ci listę wpłat, a Ty w zamówieniu klikasz Zaksięguj wpłatę. Od tej chwili rodzic przestaje dostawać przypomnienia, a trener widzi „opłacone”.

• Płatność online. Jeśli masz podłączone Stripe z opcją Proponuj płatność online także przy ofertach z samym przelewem, rodzic zobaczy też przycisk „Zapłać online” — a ta wpłata trafi na Twoje konto Stripe, nie do trenera. Opcja dotyczy wszystkich ofert, więc zdecyduj, co jest ważniejsze.

Trener ma własne konto Stripe? Technicznie możesz dodać drugą metodę Stripe połączoną z jego kontem — wtedy wpłaty kartą, BLIK-iem i Przelewy24 trafiają do niego i księgują się same. Połączenie wymaga klucza z jego konta Stripe, więc zróbcie to razem, a przy tej metodzie wyłącz propozycję płatności online przy innych ofertach. Jeśli nie masz pewności, jak to ustawić, napisz do nas — ustalimy to przy konkretnym wyjeździe.

Trener jako koordynator: widzi zapisy i zaliczki

Trener dostaje zaproszenie mailem i loguje się do strefy klienta kodem z e-maila, bez hasła. W karcie Grupy, które koordynujesz widzi pasek „Zapisy: 18 z 22 miejsc” i liczby: ile dzieci ma opłacone w całości, ile wpłaconą zaliczkę, ile czeka na wpłatę. Na liście „Zapisane dzieci” każde dziecko ma stan wpłaty i karty kwalifikacyjnej: jest / brak.

Dzieci zapisane przez rodziców trener widzi jako imię i pierwszą literę nazwiska („Kuba W.”), bez kwot i danych rodziców. Ma przycisk Kopiuj link dla rodziców, więc sam wkleja go na grupie drużyny. Przypomnienia o dopłacie rodzice dostają automatycznie — trener nie musi pisać do nikogo osobno.

Przykład: KS Orlik U12, 22 dzieci, 10 dni nad morzem

Organizator zakłada „Obóz piłkarski KS Orlik U12”, 6–15 lipca, 22 miejsca, 2490 zł za osobę, zaliczka 500 zł na konto trenera, reszta na konto organizatora. Wartość obozu: 22 × 2490 zł = 54 780 zł, z czego zaliczki to 11 000 zł. Trener wkleja link na WhatsAppie w czwartek wieczorem. Po tygodniu widzi: 18 z 22 zapisanych, 15 z zaliczką, 3 czekają na wpłatę, 2 karty kwalifikacyjne do uzupełnienia. Organizator księguje zaliczki raz w tygodniu z listy od trenera — i nie odpowiada na ani jedno „kto już zapłacił”.

Najczęstsze pytania

Czy rodzic zobaczy, że płaci trenerowi, a nie biuru? Tak. Na ekranie po zamówieniu i w mailu jest nazwa odbiorcy i numer rachunku z metody płatności tej oferty.

Czy trener może sam zapisać kilkoro dzieci? Tak — na ekranie grupy ma przycisk Zapisz dzieci i może złożyć jedno zamówienie za kilka osób, także z listy z Excela.

Jak długo trener widzi grupę? Podgląd wygasa 30 dni po zakończeniu turnusu.